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别让工作追着自己跑

时间:18-01-01 来源:天津圣安米悦心理咨询

  别让工作追着自己跑

 

  你是不是从早忙到晚,感觉自己一直被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间越来越不够用。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

 

  在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你知道自己该做哪些事,不该做哪些事。这正是职业生涯顾问咨询师比尔约翰逊给所有从业者的建议。

 

  约翰逊根据多年的调查研究,发现现代人工作变得复杂而没有效率的重要原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

  以下就是约翰逊新书中整理出的10种实用的、简单的工作方法。

 

  一、搞清楚工作的目标与要求,可避免重复作业,减少错误的机会

 

  你必须理清的问题包括:我现在的工作必须做出哪些改变?可否建议我,要从哪个地方开始?我应该注意哪些事情,避免影响目标的达成?有哪些可用的工具与资源?

 

  二、懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度

 

  对于许多人来说,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。

 

  在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是好的?”你必须考虑,如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而如果你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

 

  三、主动提醒老板排定优先级,可大幅减轻工作负担

 

  “手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况?如果你不说出来,老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。

 

  你当然不可能同时完成这么多的工作,为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。

 

  四、报告时要有自己的观点,只需少量的信息即可让老板感到满意

 

  多数人在向主管或是老板报告时,总是担心信息不够多,“万一老板问起来,答不出来,该怎么办?”根据商业心理顾问公司的心理学家约翰维佛所进行的研究,有10%到15%的人在面对老板时会有恐惧的心理,而且如果向老板报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会更多。

 

  其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,如果又缺乏解释,对于老板一点帮助也没有。“内容精简,切中要点,重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰逊询问多位资深主管对于简报内容的要求时,所得出的普遍性结论。

 

  你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。向老板报告时,要能精准地掌控时间。

 

  五、简报时增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间

 

  真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。

 

  在做任何的简报之前,你必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

 

  接下来就是实际的制作问题了。好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话,提出问题,可以让你和观众有互动的机会。这样一来,50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容,其余的时间应该是与听众互动。

 

  六、有效过滤邮件,让自己的注意力集中在重要的信息上

 

  正确的过滤流程,步是先看信件主旨和寄件人,如果没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。

 

  天津圣安米悦心理咨询中心建议:如果您在工作生活中遇到困扰,并无法排解,建议及时寻求专业心理帮助。平时生活中多注意调节自己的情绪,养成良好的生活作息习惯。以上归纳希望对你有所帮助。当然,事态的发展往往是错综复杂,当您无法找到突破口的时候,可以寻求心理咨询师的专业帮助,圣安米悦心理咨询中心竭诚为您服务。

 

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